Hur man sparkar ut någon ur ett Google-dokument

Google tillhandahåller sina användare en onlinetjänst, Google Docs, som låter dem skapa, dela och spara en mängd olika dokument. Dokumenten som finns online gör det så att samarbetet är lite mer sömlöst och effektivt mellan flera deltagare. Du kan ge åtkomst till alla användare med ett e-postmeddelande, Gmail eller på annat sätt, för att ta del av ett visst dokument. De inbjudna kan göra några olika saker beroende på vilka åtkomstbehörigheter som ges.

Redigera – Att ge denna behörighet ger mottagaren möjlighet att göra ändringar i dokumentet. Användare som kan redigera kan också kommentera och se dokumentet.

Kommentar – De med denna behörighet kan lämna kommentarer på dokumentet, men kan inte redigera själva dokumentet.

Se – Användare som kan se får endast åtkomst för observationsändamål. De kan inte redigera eller lämna kommentarer.

Ibland kan de som du har beviljat åtkomst med Redigera tillstånd, kan orsaka oförutsedda problem i dokumentet eller besluta att lämna projektet av någon anledning. När något sådant inträffar är det bara naturligt att vilja återkalla behörigheter till dokumentet.

Om du vill ta bort någon från att vara inblandad i ditt delade dokument, har den här artikeln dig täckt. Jag kommer att gå igenom vad som behövs för att dra tillbaka en användares åtkomst, neka dem en länk till projektet, ta bort ett projekt med andra användare bifogade, samt förhindra inblandade användare från att ladda ner, kopiera och dela dokumentet med andra.

Ta bort användare från ett delat Google-dokument

Det finns två sätt att dela ett Google-dokument med andra onlineanvändare; e-postinbjudan eller direktlänk. Sättet som någon blev inbjuden kommer att vara viktigt för hur du startar dem från den.

Sluta dela med inbjudna användare:

Öppna antingen Google Dokument eller Google Drive i din webbläsare. Google Chrome är att föredra av uppenbara skäl, men alla webbläsare borde göra det.
Välj och markera filen eller mappen i Google Drive som du delar. För Google Dokument måste du öppna den delade filen direkt.
De Dela med sig ikonen kommer att skilja sig beroende på hur du har bestämt dig för att välja filen eller mappen.
- I Google Drive är Dela med sig ikonen ser ut som en mänsklig siluett med ett +-tecken bredvid och är placerad längst till höger på rullgardinsmenyn "Min enhet" högst upp.
- Med Google Doc öppet kan du hitta den blå Dela med sig knappen uppe till höger på skärmen.
I popupfönstret "Dela med personer och grupper" letar du upp den användare som du vill ta bort delningsbehörigheter.
Bredvid personen som du vill utesluta från dokumentet, för muspekaren över och klicka Avlägsna.
Avsluta processen genom att klicka på Spara.

Sluta dela länken:

Återigen, öppna och logga in på Google Drive eller Google Docs i din valda webbläsare.
Välj eller öppna filen eller mappen som delas.
Öppna fönstret "Dela med personer och grupper" genom att klicka på antingen Dela med sig ikon eller blå Dela-knapp.
Klicka på "Ändra" i avsnittet Hämta länk.
Om du vill neka åtkomst via länken för alla andra än de du specifikt väljer, välj "Begränsad" och klicka sedan på Klar.
- Om du nyligen lagt ut länken på webben för offentlig konsumtion betyder det att länken kan upptäckas genom en Google-sökning. I det här fönstret kan du ändra det så att endast de med länken eller de som specifikt har tillåtits vara de enda användarna som kan komma åt dokumentet.
- För att begränsa åtkomsten till de som har länken, välj "Alla med länken". Du kan sedan ändra åtkomstbehörigheterna till "Viewer", "Commenter" eller "Editor".
- För att begränsa åtkomsten till endast de som har blivit inbjudna, välj "Begränsad".
- Klick Gjort när det är färdigt.

Om du begränsar din länk gör det så att endast du själv och de vars e-post Google-dokumentet har delats med kan se dokumentet.

Förhindra att din delade fil delas med andra

Vem som helst med Redigera access kan välja att dela filen med vem de vill. Om du hellre vill vara den enda som kan dela filen (som ägare):

I fönstret "Dela med personer och grupper" klickar du på Kugg ikon i det övre högra hörnet.
Under avsnittet "Dela med personer-inställningar" hittar du en kryssruta märkt "Redaktörer kan ändra behörigheter och dela".
Avmarkera rutan och tryck på bakåtpilen.
Klick Gjort.

Om du försöker förhindra att detta händer för en mapp kommer det bara att gälla mappen och inte innehållet i den. Du måste tillämpa denna ändring på varje fil som du vill ska ha dessa inställningar på plats.

Förbjud nedladdning och utskrift av en delad fil

Du kan göra det så att ingen, utanför de med Redigera behörighet, kan ladda ner eller skriva ut din delade fil. Google ger användare som har tillgång till din delade fil möjlighet att dela den med andra, lägga till eller ta bort andra användare och kopiera, skriva ut eller ladda ner filen. Det här är standardinställningarna.

För att förhindra att detta händer:

I fönstret "Dela med personer och grupper" klickar du på Kugg ikon i det övre högra hörnet.
Under avsnittet "Dela med personer-inställningar" hittar du en kryssruta markerad "Tittare och kommentatorer kan se alternativet att ladda ner, skriva ut och kopiera".
Avmarkera rutan och tryck på bakåtpilen.
Klick Gjort.

Detta hindrar inte dessa kommentatorer och tittare från att använda ett skärmdumpsprogram för att kopiera det som är synligt i dokumentet. Det enda sättet att göra detta är att ta bort dokumentets tillgänglighet för dessa användare.

Ta bort en delad fil när du är ägaren (eller inte)

Det kan finnas en chans att du inte längre vill vara ansvarig för ett Google-dokument och vill tvätta händerna på det hela. Vet bara att om du inte är ägaren kommer alla användare som för närvarande har tillgång till filen fortfarande att ha åtkomst efter att du är borta. Om du är ägaren kommer alla användare som för närvarande har åtkomst till filen fortfarande att kunna öppna den så länge den inte har raderats permanent.

Så här sparkar du bort dig själv från ett Google-dokument:

Öppna Google Dokument eller Google Drive i din webbläsare.
Om du är i Google Drive kan du ta bort en mapp eller fil genom att markera den och klicka på Soptunna ikonen längst upp till höger på skärmen. Du kan också högerklicka på filen eller mappen och välja Avlägsna från menyn.
Om du är i Google Dokument, vänsterklicka på Mer ikonen (trippelpunkter) som finns till höger om dokumentet du vill ta bort. Välj från menyn Avlägsna.

Detta kommer att placera filen eller mappen i papperskorgen. Filen eller mappen raderas fortfarande inte permanent, även om papperskorgen rensas automatiskt var 30:e dag. Även om dokumentet raderas permanent har du 25 dagar på dig att återkräva det om det behövs.

Om du planerar att ta bort ett Google-dokument permanent är det bäst att ge äganderätten till en annan av samarbetspartnerna. Det är om du inte vill att den ska försvinna för gott.