De flesta moderna företag förlitar sig på e-post för kommunikation. Att förlora tillgången till e-postmeddelanden, eller ännu värre hela e-postkonton, kan vara förödande. Säkerhetskopiering av dina Outlook-e-postmeddelanden är ett av de bästa sätten att få lite sinnesfrid genom att veta att e-postmeddelandena lagras på flera platser på din enhet och inte lätt kan gå vilse.
I den här artikeln kommer vi att förklara hur du säkerhetskopierar Outlook-e-postmeddelanden på några olika sätt.
Hur man säkerhetskopierar och exporterar alla Outlook-e-postmeddelanden
Ett av de snabbaste sätten att säkerhetskopiera alla dina Outlook-e-postmeddelanden är att använda dess integrerade .pst-filformat. Microsoft Outlook och Microsoft Exchange använder uteslutande PST-filer för att lagra e-post, kontaktinformation och adresser och kalenderhändelser. En statisk PST-fil kan användas som en säkerhetskopia för dina nuvarande Outlook-e-postmeddelanden och kontaktinformation, och Outlook kommer att kunna komma åt den även när den är offline.
Så här säkerhetskopierar du dina e-postmeddelanden till en .pst-fil:
- Öppna din Outlook och tryck sedan på "Arkiv".
- Välj "Öppna och exportera" i menyn.
- Klicka på knappen "Importera/exportera".
- Systemet kommer att återgå till din Outlook-huvudskärm och öppna import-/exportguiden för att guida dig genom exportprocessen.
- I guiden väljer du alternativet "Exportera till en fil" i listan och klickar sedan på "Nästa".
- Välj "Outlook-datafil (.pst)" när du uppmanas att välja en filtyp och klicka sedan på "Nästa".
- Du blir då ombedd att välja de mappar som ska exporteras. Du kan välja ditt e-postkonto för att exportera alla mappar som är kopplade till det, inklusive kontakter och kalenderdata. Klicka på "Nästa" när du är nöjd med ditt val.
- Välj adresssökvägen som säkerhetskopian sparas i. Kom ihåg sökvägen så att du kan komma åt den senare.
- Det är en bra idé att ändra namnet på filen (den sista delen av sökvägen). Som standard är det "backup.pst."
- Om du sparar säkerhetskopian i standardsökvägen väljer du om du vill ha dubbletter av objekt.
- (Valfritt) Du kan gå tillbaka till någon av de tidigare dialogerna, kanske för att ändra mappvalet, genom att använda "Tillbaka"-knappen.
- Tryck på "Slutför" för att starta exportprocessen.
- Outlook kommer att uppmana dig att skapa ett lösenord. Detta kan vara viktigt av säkerhetsskäl, men du behöver inte ange ett lösenord.
- Du kan hitta den extraherade filen på den plats du angav för filsökvägen. Du kan nu flytta eller kopiera filen någon annanstans.
Hur man kommer åt exporterade Outlook-e-postmeddelanden
När du har exporterat filerna kanske du undrar hur du kommer åt dem senare. Outlook gör det enkelt att öppna säkerhetskopior och återställa dina e-postmeddelanden till den sparade tidpunkten. Här är vad du behöver göra:
- Hitta säkerhetskopian. Notera dess plats och filsökväg.
- Öppna Outlook.
- Tryck på "Arkiv" och klicka sedan på "Öppna och exportera."
- I menyn till höger väljer du "Öppna Outlook-datafil."
- Detta öppnar Filutforskaren. Gå till säkerhetskopian. Klicka på den och välj sedan "Öppna".
- Systemet kommer tillbaka till Outlooks huvudskärm.
- På navigeringsmenyn till vänster, rulla ner tills du ser "Outlook Data." Den här kategorin innehåller objekten som hämtats från säkerhetskopian.
- Kategorin bevarar de ursprungliga formateringen och mappsystemen.
- Du kan dra och släppa e-postmeddelanden för att flytta dem till andra filer.
Nu har du tillgång till dina säkerhetskopierade e-postmeddelanden.
Hur man snabbt sparar en enskild Outlook-e-post
Ibland vill du inte ha besväret med att spara alla e-postmeddelanden och öppna Outlook igen när du bara behöver en eller några specifika e-postmeddelanden. Lyckligtvis finns det några snabba lösningar för att spara ett enda e-postmeddelande från Outlook.
Metod 1 – Spara direkt i en mapp
- Öppna Outlook.
- Öppna File Explorer och navigera till var du vill spara e-postmeddelandet. Du kan behöva sätta både Outlook och File Explorer i fönsterläge och flytta runt dem för enklare åtkomst.
- Dra e-postmeddelandet du vill spara från Outlook till mappen.
- Outlook kommer automatiskt att lagra e-postmeddelandet i ett "Outlook Item"-format.
- Dubbelklicka på det sparade e-postmeddelandet för att öppna det i Outlook.
Metod 2 – Spara som TXT eller HTML
- Öppna e-postmeddelandet du vill spara i Outlook.
- Välj "Arkiv" och välj sedan "Spara som".
- Filutforskaren dyker upp. Välj sökvägen där du vill lagra e-postmeddelandet. Längst ned i File Explorer klickar du på pilen bredvid "Spara som typ." Välj antingen "Endast text" för att spara i ett .txt-format eller "HTML" för att spara e-postmeddelandet som en .html-fil.
- När e-postmeddelandet har sparats kan det nås med din textredigerare (som Anteckningar) om det är i .txt, eller din webbläsare om det är sparat som .html.
Att spara e-postmeddelandet på detta sätt bevarar inga bilagor, så se till att ladda ner dem, byta namn på dem vid behov och spara dem tillsammans med e-postmeddelandet för senare åtkomst.
Metod 3 – Använd skärmdump för att spara en bild
Du kan också använda skärmdumpsprogram för att spara innehållet i e-postmeddelandet som en bild. Den här metoden kan vara användbar för att referera till e-postmeddelandets innehåll i andra kommunikationsformer, eftersom bilder lätt kan fästas i e-postmeddelanden och andra meddelanden.
Om du använder Windows kommer nyare versioner med förinstallerad skärmdumpsprogramvara, som heter Snipping Tool (på äldre enheter) och Snip & Sketch. Alternativt kan du använda knappen Print Screen på tangentbordet och sedan klistra in bilden i Paint.
För Mac-enheter är processen liknande. Använd genvägen Ctrl + Kommando + 4 för att öppna den integrerade skärmdumpsfunktionen, dra sedan hårkorset för att täcka ett område över e-postmeddelandet för att spara det.
För Linux kan du hitta ett sortiment av skärmdumpsprogram tillgängliga för nedladdning, som kan användas för att spara e-postmeddelandet som en bild. Alternativt har GNOME-baserade modeller ett integrerat skärmbildsverktyg i menyn Program > Tillbehör. Vissa Linux OS-versioner kommer att svara på knappen Print Screen på ditt tangentbord, ungefär som i Windows-system.
Hur exporterar jag alla e-postadresser i Outlook?
Om du vill exportera din kontaktlista (som innehåller e-postadresserna till dina kontakter samt annan information), kan du använda steg som liknar hur du exporterar e-postmeddelandena. Kontaktinformation kan dock lagras i ett annat filformat som är mer användarvänligt och kan öppnas i Excel för snabb manipulation och redigering. Här är vad du behöver göra:
- Öppna Outlook.
- Välj Arkiv > Öppna och exportera > Importera/exportera.
- I import/exportguiden väljer du "Spara som fil."
- Välj "Kommaseparerade värden (.csv)" när du uppmanas att välja en filtyp.
- I mappvalsmenyn väljer du mappen "Kontakter" under ditt konto.
- Bekräfta filsökvägen eller ändra den efter behov. Namnge filen enligt önskemål.
- Tryck på "Slutför" för att starta exportprocessen.
- Dialogrutan Import/Export stängs när processen är klar.
Den exporterade .csv-filen kan öppnas i Excel. Det kommer att visa en stor tabell med kontaktinformation. Du kommer förmodligen att ha många tomma celler, och detta är helt normalt. Du kan använda Excel för att redigera data, även om du lägger in ytterligare innehåll kan göra det oläsligt för Outlook om du skulle behöva importera filen senare.
Du kan använda den här filen på en annan enhet eller e-posttjänst för att importera kontaktinformation.
Hur sparar jag flera Outlook-e-postmeddelanden på min dator?
Om du vill spara mer än ett e-postmeddelande åt gången, men inte behöver hela ditt e-postbibliotek, finns det ett sätt att välja några e-postmeddelanden att spara samtidigt. Här är vad du behöver göra:
- Öppna Outlook.
- Välj de e-postmeddelanden du vill spara. Håll ned Ctrl och klicka på e-postmeddelanden för att välja dem en i taget, eller håll ned Skift för att välja en grupp e-postmeddelanden mellan det första och andra klicket.
- Gå till Arkiv > Spara som.
- I dialogrutan, gå till mappen du vill spara e-postmeddelandena i, namnge filen som du vill och välj "Endast text" som format att spara i.
- Outlook sparar alla valda e-postmeddelanden i en enda .txt-fil. Du kan använda din textredigerare för att komma åt dem.
Om du vill spara dem i separata .txt-filer måste du spara varje e-postmeddelande separat. Ytterligare Outlook-plugins tillgängliga online kan utöka den här funktionen för att spara e-postmeddelanden i separata .txt eller alternativa filformat.
En ny look på Outlook
Med Outlooks integrerade exportfunktion kan du säkerhetskopiera och återställa e-postmeddelanden om du förlorar åtkomsten till ditt e-postkonto, oavsett om det beror på ett förlorat lösenord eller på grund av hackning. Eftersom onlinekommunikation är så utbredd kan du spara några minuter av din tid på att säkerhetskopiera e-postmeddelanden regelbundet.
Hur ofta exporterar du Outlook-e-postmeddelanden? Låt oss veta i kommentarsfältet nedan.
