Google Sheets är en del av Google Drive-verktygslådan som låter dig visa och redigera kalkylarksdokument i realtid. En av de stora fördelarna med verktyget är att det automatiskt sparar alla ändringar du gör i ett dokument.
Men hur kan du vara säker på att en förlust av anslutningen inte kommer att göra en del av ditt arbete meningslöst? Du behöver inte oroa dig, eftersom Kalkylark kan fungera effektivt offline också.
Läs den här artikeln för att få reda på allt om funktioner för automatisk och manuell lagring av Google Kalkylark, samt hur du använder det här verktyget offline.
Hur ofta Google Kalkylark sparas automatiskt
Precis som Google Presentationer och Dokument sparar Google Kalkylark ändringar i ditt dokument i realtid. Detta innebär att varje ändring av filen (avsluta en cell, lägga till värde, ändra format, infoga funktioner) kommer att sparas.
Den nyligen uppdaterade versionen av Google Sheets meddelar dig inte alltid att autospara utförs högst upp på skärmen. När du utför enkla åtgärder som att lägga till numeriska värden eller bokstäver i cellerna kanske du inte får ett meddelande om automatiskt spara.
Å andra sidan kommer appen att meddela dig att dokumentet sparas varje gång du utför en mer komplex uppgift. Om du till exempel ändrar formateringen av cellen, lägger till en tabell eller infogar en funktion eller en formel.
Om du är orolig för att förlora data på grund av en anslutningsförlust är det bäst att aktivera offlineanvändningsalternativet i Google Sheets. Läs mer om det i följande avsnitt.
Hur man använder Sheets offline
Om du aktiverar offlineanvändning av Google Kalkylark kan du visa och ändra dina dokument även utan internetanslutning.
Offlinedokumentet synkroniseras med versionen på molnet så att Google Sheets kommer att sparas automatiskt även när anslutningen är nere. När strömmen återgår kommer onlineversionen att uppdateras med de ändringar du har gjort när du är offline.
Se till att du har en anslutning första gången du vill aktivera offlineanvändning. Du bör också använda Google Chrome och lägga till den officiella Google Docs Offline-tillägget. Gör sedan följande:
- Logga in på ditt Google-konto i Chrome.
- Gå till dina Google Drive-inställningar
- Markera rutan bredvid alternativet "Skapa, öppna och redigera dina senaste Google Dokument, Kalkylark och Presentationer på den här enheten offline".
- Öppna din Google Drive.
- Högerklicka på en kalkylfil som du vill använda offline. Om du vill spara flera dokument kan du hålla ned Ctrl (PC) eller Kommando (Mac) och klicka på andra filer.
- Växla alternativet "Tillgänglig offline".
- Återgå till din Google Drive-startsida.
- Klicka på knappen "Offline Preview" högst upp på sidan (bocken ovanför en horisontell linje i en cirkel).
- Växla "Offlineförhandsgranskning".
Nästa gång du förlorar anslutningen kan du komma åt din Google Drive med "Offline Preview". Du kommer att kunna visa och redigera alla dokument som du har gjort tillgängliga offline. Google Sheets fortsätter att spara ändringarna automatiskt efter varje uppdatering.
Se versionshistorik
Med den senaste uppdateringen av Google Sheets registreras nya versioner av dokumentet mer sällan. Detta gör spårning av mindre ändringar lite mindre transparent än tidigare, men det kommer att spara en ny version av dokumentet efter varje större ändring.
Du kan också spara en version manuellt så att du kan gå tillbaka till den i framtiden. För att göra detta måste du:
- Klicka på "Arkiv"-menyn överst i ditt dokument.
- Håll muspekaren över "Versionshistorik".
- Klicka på "Namnge aktuell version" när menyn expanderar.
- Ge versionen ett namn och bekräfta.
Om du vill återgå till en tidigare sparad version av dokumentet, följ de två första stegen ovan och klicka sedan på "Se versionshistorik." För att gå tillbaka till en tidigare version måste du göra följande:
- Klicka på önskad version till höger på skärmen.
- Klicka på den gröna knappen "Återställ den här versionen" längst upp till vänster på skärmen.
Du behöver inte oroa dig för lakan
När du använder Google Kalkylark behöver du inte oroa dig för att förlora värdefullt arbete. Autosave-funktionen bör fungera automatiskt och registrera varje ändring du gör.
Om ditt ark inte uppdateras automatiskt bör du kontrollera kvaliteten på din internetanslutning. Det finns också en chans att funktionen inte fungerar korrekt om din webbläsares cache är överbelastad. I så fall bör rensning av cacheminne och historik lösa problemet.
Sparar du ofta olika versioner av Google Kalkylark? Hur ofta återställer du tidigare versioner av dokumentet? Dela din åsikt i kommentarerna nedan.
