När du arbetar på ett Google-kalkylark med olika medarbetare är det viktigt att spåra alla ändringar. På så sätt kan alla hänvisa till ny information och hålla sig uppdaterade.
Det är ganska enkelt att spåra och hantera ändringar i Google Sheets. Det finns olika sätt att göra det genom att aktivera olika funktioner eller genom att använda ett tillägg. Låt oss utforska dem.
Spåra ändringar genom att aktivera aviseringsregler
Den snygga funktionen som finns i Google Sheets "Meddelanderegler" gör att du alltid kan informeras om ändringar som gjorts i dokumentet. När du har aktiverat det kommer du att få e-postmeddelanden varje gång det sker en ändring i bladet. Du får bestämma om du vill få aviseringar varje gång någon gör en ändring, eller få en sammanfattning av alla redigeringar.
Låt oss se hur du gör detta:
- Öppna arket du behöver och leta efter "Verktyg".
- Rulla ned och klicka på "Meddelanderegler".
- Välj "Alla ändringar görs".
- Välj sedan under "Meddela mig med..." mellan att få e-postmeddelanden direkt eller att få en daglig sammanfattning.
- Klicka på "Spara".
Spåra ändringar genom att aktivera versionshistorik
En annan användbar metod för att spåra ändringar i Google Sheets är genom att aktivera "Versionshistorik". Denna funktion ger en översikt över alla redigeringar, tillsammans med detaljer som vem som gjorde ändringarna och när. Så här gör du:
- Öppna arket du behöver och navigera till "Arkiv".
- Från rullgardinsmenyn, välj "Versionshistorik" och klicka på "Se versionshistorik".
Det kommer att finnas en stapel på höger sida av arket som visar namnen på redaktörerna i olika färger. Nu kommer alla nya ändringar att markeras i en färg som representerar personen som gjorde ändringarna.
Spåra ändringar med Sheetgo
Det finns ett tillägg som heter Sheetgo som låter dig enkelt spåra ändringar i dina Google Sheets och få data importerad automatiskt varje dag. Först måste du installera tillägget. Sedan bör du öppna bladet där du vill spåra dagliga förändringar och det med nödvändiga data. Så här börjar du använda tillägget:
- Navigera till "Tillägg".
- Från rullgardinsmenyn väljer du "Sheetgo" och sedan "Start".
- En stapel öppnas automatiskt på höger sida av arket.
Nu när du har gjort det, låt oss se hur du importerar data från det aktuella arket till det där du vill spåra ändringar.
- Navigera till arket dit du vill importera data.
- Klicka på knappen "Börja ansluta" och sedan på "Importera data".
- Du kommer att kunna se olika ark, så välj det du behöver.
- När du klickar på den ser du alternativet "Inställningar".
- Expandera fliken "Inställningar" så ser du olika alternativ.
När du har utfört dessa steg måste du också aktivera "Lägg till data" för att slutföra processen. Genom att göra det lägger tillägget automatiskt till data under tidigare importerade data. Du bör också bocka för "Aktivera överföringsformatering" så att båda dina ark ser likadana ut.
Du kan välja att namnge anslutningen för framtida referenser. Under avsnittet "Automatisk uppdatering" kan du bestämma hur ofta och vid vilken tidpunkt du vill att dataimporten ska ske. Genom att aktivera det här alternativet och välja frekvens för dataimporter kan du få dagliga uppdateringar av ändringarna.
Slutligen klickar du på "Slutför" för att avsluta processen. De nya uppgifterna kommer nu att läggas till under den befintliga dagligen. Varje dag du öppnar arket får du färsk information så att du kan spåra ändringarna.
Detta tillägg är användbart eftersom det bara kräver en engångsanslutning. När du väl har gjort det kommer du att kunna hänga med i ändringar i dina Google Sheets automatiskt och dagligen.
Notera: Du kan välja att stänga av "Automatisk uppdatering" eller ändra hur ofta du vill att data ska importeras. Se avsnittet ovan om du vill göra det.
Spåra ändringar genom att aktivera "villkorlig formatering"
En visuell representation av ändringar kan vara ett mycket enkelt sätt att spåra alla redigeringar. Det finns ett alternativ i Google Sheets att göra det – du måste bara aktivera det. Så här kan du göra det:
- Välj alla data (cellerna) där du vill använda villkorlig formatering.
- Navigera till "Format" och hitta "Villkorlig formatering".
- I rullgardinsmenyn, under "Formatregler", ser du "Formatera regler om...".
- Här måste du välja "Är inte tom".
- Därefter kan du under "Formateringsstil" välja bakgrundsfärg eller teckensnitt för bokstäverna.
- Klicka på "Klar".
Låt oss säga att du väljer blått som bakgrundsfärg. Om en person anger data eller gör ändringar i de formaterade cellerna blir cellen där de gör det blå. Så enkelt!
Spåra ändringar genom att aktivera "Cellhistorik"
Om du vill spåra ändringarna som gjorts i bara en cell kan du göra det genom att aktivera det nya alternativet "Cellhistorik". Detta gör att du kan se namnet på den medarbetare som gjorde ändringen och tidsstämpeln för ändringen. Så här gör du:
- Högerklicka på cellen och klicka på "Visa redigeringshistorik".
- Du kommer att se pilarna som du kan flytta från vänster till höger för att se redigeringarna.
Grattis!
Nu har du inga problem med att aktivera spårändringar i Google Kalkylark. Det finns olika metoder för att göra det. Du kan aktivera "Meddelanderegler", "Versionshistorik", "Villkorlig formatering", "Cellhistorik" eller skaffa ett tillägg som Sheetgo.
Har du provat någon av metoderna tidigare? Vilken fungerar bäst för dig? Låt oss veta i kommentarerna nedan.
