Om du är en vanlig Google Sheets-användare har du förmodligen stött på ett problem där du av misstag lade till dubbletter i ditt kalkylark. Den här situationen kan kasta av sig den datamängd du har arbetat så hårt med att sätta ihop. Du kanske inte vet att fallet inträffade, särskilt när din PC går i sönder eller när du stöter på styrplattan på din bärbara dator.
Det är i alla fall alltför lätt att missa något när det finns en enorm mängd data i ditt kalkylblad. Typiska resultat inkluderar beräkningsfel och dubbletter av celler som är svåra att identifiera när man söker efter källan till problemet.
Lyckligtvis finns det flera olika metoder tillgängliga för att markera dubbletter i dina kalkylblad.
- Använd den inbyggda funktionen Ta bort dubbletter.
- Använd markering för att hitta dubbletter.
- Kopiera unika celler och flytta dem till ett nytt ark.
- Använd en dubblettsökare från tredje part.
- Skapa en pivottabell som räknar dubbletter på individuell basis.
Ovanstående processer gör det lättare att hitta dessa dubbletter så att du kan ta bort dem eller ignorera dem om de matchar men inte är dubbletter. Här är dina alternativ.
Använd Google Sheets-funktionen Ta bort dubbletter
Oavsett om du försöker hitta dubbletter i en kolumn, två kolumner eller ett helt kalkylblad, tar funktionen Ta bort dubbletter exakt bort celler med samma data. Dock, tänk på att det tar bort alla dubbletter, även om de inte är associerade med samma data.
- Markera de kolumner du vill kontrollera för dubbletter av data.
- Välj i menyn högst upp Data, och välj sedan Ta bort dubbletter.
- En dialogruta visas. Markera rutorna bredvid varje kolumn i listan som du vill markera, eller så kan du bocka av Välj alla,och klicka sedan Ta bort dubbletter.
- Google Kalkylark visar hur många kopior som hittades och togs bort så att du kan säkerställa att processen fungerade som avsett.
Att använda Google Sheets inbyggda "Hitta och ta bort dubbletter"-funktionen är det enklaste sättet att eliminera dubbletter, men ibland kanske du vill granska kopiorna innan du tar bort dem. Ett bra sätt att göra det är med färgmarkering.
Markera dubbletter med färger för enkel borttagning
När det gäller att identifiera fel i dina kalkylblad är det ett annat bra sätt att använda höjdpunkter för att belysa eventuell felaktig information.
- Öppna din Google Sheets-fil och välj den eller de kolumner du vill sortera.
- Välj i menyraden högst uppFormatera.
- Välj i rullgardinsmenyn Villkorlig formatering.
- Välj det intervall du vill ha från den nya menyn som visas.
- Under Formatregler, ändra rullgardinsmenyn med rubriken Formatera celler om... till Anpassad formel är.
- Klistra in följande formel i rutan under Anpassad formel är alternativ:
=countif(A:A,A1)>1.
- Under Formateringsstil sektionen, välj Ikon för fyllningsfärg för att markera ditt innehåll med en gul (eller valfri färg som du väljer) cellbakgrund.
- Klicka på Gjort för att spara ändringar.
Ditt kalkylblad kommer nu att markera dina dubbletter av celler i den färg du valde, och du kan skanna urvalet efter eventuella dubbletter.
Notera: Det är bäst att markera en kolumns celler som börjar med rad 1 istället för att välja celler i mitten. Formeln gillar inte att använda rad 2 som första kolumn. Det missade ett par dubbletter i det valda fältet (A2:B9). När rad 1 väl lades till (A1:B9) hittade den alla dubbletter. Se de två bilderna nedan.
Bild #1: visar missade dubbletter när du väljer rad 2-celler som de första cellerna (A2 och B2):
Bild #2: visar alla dubbletter samtidigt som du väljer rad 1-celler som de första cellerna (A1 och B1):
Se till att alla befintliga dubbletter är korrekta, eftersom vissa kopior inte alls är kopior. De kan vara samma nummer för två olika konton, användare, anställda eller något annat. När du har bekräftat copycat-cellerna som du inte behöver, radera dem. Slutligen kan du stänga formateringsmenyn och återställa standardfärgen till dina celler.
Kopiera unika celler i Google Sheets för enkel borttagning av dubbletter
Om du föredrar att sortera dina rådata automatiskt är det bäst att kopiera alla unika celler istället för att duplicera dem. Denna process ger snabbare sortering och filtrering. Om du är säker på att din information är korrekt och föredrar att ta bort dubbletterna istället, prova metoden nedan.
- Öppna det Sheets-dokument du vill sortera och markera kolumnen du vill redigera. Denna process kommer att registrera kolumnintervallet för nästa steg.
- När du har markerat en kolumn klickar du på en tom kolumn där du vill att de unika posterna ska visas. Klistra in följande formel i formelinmatningsrutan överst i dokumentet:
=UNIQUE()
- Skriv cellkoordinaterna för den ursprungliga kolumnen inuti parentesen, till exempel: (
A3:A9).
- Träffa Stiga på för att flytta dina nya data till kolumnen du angav tidigare.
När detta är klart kan du antingen kontrollera poster manuellt eller importera dina data till ditt arbetsark.
Använd ett tillägg från tredje part för att hitta och ta bort dubbletter i Kalkylark
Det finns onlineplugins tillgängliga för användning med Google Sheets. Du hittar tilläggen på Google Workspace Marketplace, inklusive verktyg för att ta bort dubbletter av poster automatiskt.
Ta bort dubbletter av Ablebits
Ett lämpligt verktyg som kallas Remove Duplicates by Ablebits låter dig snabbt hitta dubbletter genom ett helt informationsark eller genom att söka i upp till två kolumner samtidigt.
Du kan flytta, ta bort och markera resultat. Verktyget innehåller två guideinställningar: hitta och ta bort dubbletter och hitta unika celler eller kvaliteter i ditt dokument. Dessa två alternativ gör det enkelt att spåra informationen när du går.
Sammantaget kan det vara värt det i det långa loppet att använda ett guideverktyg för att hitta din information. Detta uttalande är i första hand för användare som ständigt letar efter dubbletter i sina kalkylblad och hellre vill lägga sin tid på att göra något annat.
Använd en pivottabell för att hitta dubbletter av rader i ark
En pivottabell är ett praktiskt verktyg för att titta närmare på data. En pivottabell tar inte automatiskt bort dubbletter av celler eller rader; det ger en uppdelning av vilka kolumner som har dubbletter så att du manuellt kan titta på dina data och se vad, om något, du behöver ta bort.
Att skapa en pivottabell är lite mer involverat än de andra metoderna som visas i den här artikeln. Du måste lägga till en pivottabell för varje kolumn för att säkerställa att resultaten är enhetliga och exakt identifiera dubbletter.
Notera: Om du inte har kolumnnamn i ditt kalkylark, fungerar inte pivottabeller korrekt för att hitta dubbletter. Försök att lägga till en ny rad tillfälligt och namnge sedan kolumnerna med den nya raden.
Här är stegen för att använda en pivottabell för att identifiera dubbletter av celler eller rader.
- Välj alla tabelldata och gå sedan till Data > Pivottabell.
- Justera cellområdet om det behövs och tryck sedan Skapa.
- Välj Lägg till bredvid Rader. Detta steg kommer att välja kolumnen för att hitta dubbletter. Ja, du läste rätt. Välj önskad kolumn från rullgardinsmenyn. Om du tappar pivottabellsredigeraren klickar du på en fylld cell för att ta tillbaka den.
- Välj nu Lägg till bredvid Värderingar och välj samma kolumn som ovan, men ställ in den för att sammanfatta efter RÄKNA eller COUNTA. Det borde redan vara standard.
- Den nya pivottabellen kommer att identifiera dubbletter, som visas nedan.
- Om du vill visa en annan kolumn, kan du göra om stegen ovan (för att bevara dina tidigare resultat) eller öppna pivottabellredigeraren igen och sedan ändra den befintliga tabellen.
- Pivottabellen kommer att ändras för att visa de nya justeringarna.
Som tidigare nämnt är pivottabellmetoden lite mer involverad. Ändå ger det dig en specifik rapport om dina dubbla posters platser, vilket kan vara mycket användbart för att göra dataanalys. Mer information om hur du använder pivottabeller finns i TechJunkie-handledningen om att skapa, redigera och uppdatera pivottabeller i Google Kalkylark.
Sammantaget kan en dubblettcell i Google Sheets orsaka problem med dina data om du inte är försiktig, särskilt när du försöker sortera finansiell information i ett användbart kalkylblad.
De vanligaste orsakerna till dubbletter är:
- Flera personer har lagt till samma kund, faktura, kategori, artikel osv.
- Dataimport läggs till i redan befintliga data en andra gång.
- Kopiera/klistra in åtgärder har lagt till dubbletter av poster.
Lyckligtvis är det förvånansvärt enkelt att identifiera, ta bort och ta bort identiska dataceller i Google Sheets, något som är positivt om du ständigt arbetar med kalkylblad i ditt dagliga arbetsflöde. Om du letar efter något för att sortera ditt innehåll bättre kan du alltid använda ett tillägg som Remove Duplicates by Ablebits för att säkerställa att din information är välsorterad och välorganiserad.
Avslutar
Har du några erfarenheter, tips eller frågor om att använda någon av metoderna som nämns i den här artikeln? Låt oss veta i kommentarsfältet nedan.
