Att delta i Zoom är mycket viktigt, särskilt om du är skollärare eller arrangör av ett seminarium där deltagarna får certifikat när de är klara. Du kan inte ge ett certifikat till alla, inklusive personer som registrerat sig för evenemanget men aldrig deltagit. Eller folk som kommer och sedan går efter 15 minuter och tänker att ingen kommer att märka det.
Zooms rapporter låter dig se den exakta tiden någon gick med i mötet, såväl som den exakta tiden de lämnade. I den här artikeln visar vi dig hur du kan delta i Zoom på bara några minuter, oavsett hur många som deltog.
Hur man tar närvaro i Zoom
Det snabbaste och mest exakta sättet att ta närvaro är att använda Zoom-rapporter. Tänk på att de genereras cirka 30 minuter efter att mötet har avslutats. Beroende på antalet deltagare kan det ta ännu längre tid, upp till en timme. Det är dock värt att vänta på, för när rapporten väl har skapats behöver du bara exportera data, och du är klar.
Här är vad du måste göra:
- Logga in på ditt Zoom-konto.
- Välj "Rapporter" och klicka sedan på "Användning".
- Om mötet hölls nyligen kommer du att se rapporten omedelbart – du kan känna igen den efter ämne, mötes-ID eller starttid. Om du vill ta del av ett tidigare möte kan du behöva justera datumintervallet för att visa möten från den period du vill söka efter.
- När du har hittat mötet klickar du på avsnittet "Deltagare". Du kommer nu att se mötesrapporten och granska rapporten. Klicka på "Exportera med mötesdata."
- Klicka på "Exportera som Excel" för att bekräfta. Data kommer att exporteras i form av en Excel-fil.
- Ladda ner och spara filen på din dator.
Där har du det. När du öppnar filen kommer du att kunna se användarnas namn, och bredvid dem kommer tiden att de gick in i mötet och tiden de lämnade. Du kan också se hur länge var och en av dem var online på mötet under avsnittet "Varaktighet". Tack och lov finns det inget behov av att beräkna det manuellt för varje användare, eftersom Zoom gör det åt oss.
Slutligen kan du också se varje deltagares e-post, och om du har ett e-postautomationsprogram kan du automatiskt skicka dem certifikat eller tackkort.
Hur man deltar i Zooms gratisversion
Om du använder en gratisversion av Zoom kanske närvarorapporter inte är tillgängliga för dig. Även om de är det enklaste sättet att ta deltagande på, betyder det inte att du inte kan registrera vem som deltog. Kreativa lärare har kommit på en enkel och snabb metod för att ta närvaro även om du har en gratis version av Zoom.
Här är vad du måste göra:
- När mötet startar, slå på ljudet för deltagarna.
- Be deltagarna att skriva "Presenter" i chattboxen.
- När de gör det öppnar du chatten och klickar på tecknet med tre punkter.
- Klicka på "Spara chatt".
- Gå till dina dokument och hitta den här filen.
- Öppna filen.
- Kopiera data.
- Klistra in den i Excel eller Google Sheets.
Där har du det. Det finns dock ett problem. Eftersom vissa deltagare kanske skriver samtidigt, kommer deras namn att vara i en slumpmässig ordning, baserat på vem som skickade ett meddelande först. Oroa dig inte, eftersom det finns ett enkelt sätt att sortera deras namn i alfabetisk ordning. Så här gör du:
- Välj kolumnen som innehåller namn.
- Klicka på "Data".
- Välj alternativet "Sortera från A till Ö".
Det är allt. Det kan tyckas vara mycket jobb, men i slutändan har du en trevlig och organiserad lista över alla deltagare. Det viktigaste är att komma ihåg att be folk kommentera i chatten, eftersom det är det enda sättet att få deras data. Vissa lärare gör detta så fort de börjar lektionen, men andra gör det slumpmässigt under lektionen för att kontrollera vem som faktiskt lyssnar och uppmärksammar.
Hur man tar närvaro i zoom utan rapporter
Om ditt möte inte krävde registrering kanske du inte kan få rapporten efteråt, även om du har ett Premium Zoom-konto. Oroa dig inte, det finns ett enkelt sätt att ta del av även när du inte har en rapport.
Du kan starta omröstningen under mötet och be alla deltagare att svara. Efter mötet är det bara att exportera omröstningen och se vem som var närvarande. Vi ska nu förklara hur man skapar en omröstning och använder den för att samla in data. Vi föreslår att du skapar en omröstning innan mötet börjar så att du kan göra det utan stress. Se bara till att mötet redan är schemalagt.
- Logga in på ditt Zoom-konto.
- Välj det schemalagda mötet och välj "Polling".
- Välj "Lägg till".
- Skapa en ny omröstning genom att lägga till rubriken, frågorna och möjliga svar.
- Klicka på "Spara".
Du är nu redo att starta mötet. Så här startar du din omröstning under mötet:
- Välj "Omröstningar".
- Klicka på "Starta omröstning."
Du kan lämna omröstningen öppen under mötet eller stänga den vid en viss tidpunkt. Allt du behöver göra är att klicka på "Avsluta omröstning". Du kommer att kunna se resultatet av omröstningen i realtid, så att du kan spåra vem som är där och vem som inte är där. Naturligtvis kan du också ladda ner omröstningen när du avslutar mötet och exportera data till Excel.
Notera: Om du har skapat anonyma omröstningar tidigare kan detta vara ditt standardalternativ på Zoom. Se till att stänga av det för om omröstningen är anonym kommer du inte att kunna få användarnas namn och e-postmeddelanden efteråt.
Ytterligare vanliga frågor
Kan fakulteten delta i ett Zoom-möte?
Ja, det kan de, och det finns många sätt att göra det på. De flesta fakulteter ber deltagarna att anmäla sig till ett möte innan de deltar. Det här steget är viktigt eftersom deltagarnas namn inte visas i rapporten om de inte registrerar sig. Men även om det inte finns någon förhandsregistrering bör du inte oroa dig för mycket. Du kan alltid starta en omröstning under föreläsningen för att se vem som är där.
Du bör veta att om du använder omröstningar kan du inte bara öppna mötet och sedan göra annat arbete på din dator. Du kan missa omröstningen eftersom den vanligtvis bara tar några minuter. Om närvaron är obligatorisk kan du behöva vara uppmärksam under hela lektionen, för att inte missa något viktigt som detta.
Hur kör jag en närvarorapport i Zoom?
Det är viktigt att skapa ett registreringsformulär för deltagare och att göra detta innan mötet börjar. Om du gör det behöver du inte göra något under mötet. Zoom kommer automatiskt att samla in och sortera data åt dig. När mötet är klart, gå till din Zoom-profil och klicka på "Rapporter". Välj "Användningsrapporter" och välj sedan "Registreringsrapport".
Du kan se data där, eller så kan du exportera hela filen och spara den som en Excel-fil. Kom ihåg att närvarorapporten kanske inte är tillgänglig omedelbart, och du kan behöva vänta 30 minuter efter mötets slut för att samla in data.
Kan Zoom spåra närvaro?
En gratisversion av Zoom kan inte spåra närvaron, men Premium-versionen kan göra det. Zoom spårar dock inte närvaro automatiskt om inte värden aktiverar det här alternativet innan mötet startar.
Faktum är att du måste skapa ett möte som kräver registrering innan mötet börjar. Det är det enda sättet för Zoom att spåra om någon har deltagit eller inte. Dessutom kan den registrera tiden som en deltagare gick in i mötet och när de lämnade, samt den totala tiden de har tillbringat i mötet.
Spåra närvaro med ett klick
En av de bästa sakerna med onlineföreläsningar och onlineevenemang är att du inte behöver spåra närvaro manuellt. Tidigare var lärare tvungna att slösa mycket tid under föreläsningen för att kontrollera vem som var närvarande och inte. Zoom gör denna process mycket enklare, och du kan göra det på några sekunder, även om du inte har Premium-versionen.
Har du provat någon av metoderna vi beskrev ovan? Vilken fungerar bäst för dig? Låt oss veta i kommentarsfältet nedan.
