Det är lätt att glömma vem som har tillgång till ett Google-ark om det används av många. Du kanske har delat kalkylarket ett gäng gånger och har nu problem med att komma ihåg vem som hade tillstånd att använda det.
Det är viktigt att hantera dina Google Sheets och veta vem som kan komma åt dem. Men processen att göra det är faktiskt ganska enkel. Fortsätt läsa för att ta reda på hur det går till.
Så här kontrollerar du vem som har tillgång till Google Sheets
Det finns ett enkelt sätt att manuellt kontrollera vem som har åtkomst till ditt Google-ark. För att göra det, följ stegen:
- Öppna först det ark du behöver.
- Klicka sedan på "Activity dashboard".
- Du ser "Tittartrend" eller "Kommentartrend" till vänster. Klicka nu på den.
Notera: Se till att du använder ditt företagskonto och inte det privata. Med ett privat konto kommer du inte att kunna se "Activity dashboard".
Dessutom kan du filtrera sökningen efter tid och begränsa dina resultat. Låt oss se hur du gör det:
- Klicka på "nedåtpilen" i den övre högra delen av arket.
- Välj tid för att filtrera sökningen.
Varsågod! Nu vet du vem som har tillgång till ditt Google-ark och när de fick tillstånd. På så sätt kan du alltid spåra att rätt personer kan se och redigera ditt Google-ark.
Tillåter tillfällig åtkomst till Google Sheet
Att begränsa åtkomsten till Google Sheets kan vara mycket användbart om du inte vill att kunder ska använda dem när jobbet är klart. Du kan ange ett utgångsdatum eller helt enkelt avsluta åtkomsten till just det Google-arket. Här är hur:
- Öppna din Google Drive
- Hitta det ark du behöver.
- Högerklicka på den och välj "Dela".
- Skriv nu in personens namn som du vill dela detta ark med.
- För att ställa in utgångsdatum, ändra behörigheten till antingen "Kan kommentera" eller "Kan visa".
- Tryck sedan på "Skicka".
När du har slutfört dessa steg bör du upprepa de tre första stegen. Du kommer att se alternativet "Avancerat" längst ned i fönstret. Du bör klicka på den för att se "Delningsinställningar". Om du håller muspekaren över deras namn visas ett stoppur. Genom att klicka på den kan du ställa in utgångsdatum.
Aktivera visningsbehörighet
Du kan skydda ditt Google-ark från att ändras. Även om du kan ha gett åtkomst till flera personer, kanske du inte vill att de ska ändra innehållet i dokumentet. Det enklaste sättet att göra detta är att endast ge dem visningsbehörighet.
Följ dessa steg för att göra det:
- Öppna arket du vill skydda.
- Navigera till "Data" och scrolla ner till "Skyddade ark och intervall".
- En stapel visas till höger på arket.
- Klicka nu på "Sheet" och välj det du behöver från rullgardinsmenyn.
- Här måste du klicka på "Ange behörighet".
Fönstret "Range redigeringsbehörigheter" kommer att dyka upp. Under "Begränsa vem som kan redigera detta intervall" klicka på "Anpassad". Detta låter dig bestämma vem som får redigera detta specifika ark. Avmarkera alla personer som du inte vill ska redigera ditt Google-ark. Klicka på "Klar" för att avsluta.
Nu kan andra fortfarande se detta Google-ark, men de kan inte göra några ändringar i det.
Skydda cellerna i Google Sheet
Alternativt kan du också tillåta visning, men även skydda vissa celler eller kolumner. Här är vad du måste göra:
- Öppna arket.
- Välj de kolumner du vill skydda från att ändras.
- Klicka nu på "Data" och sedan på "Skyddade ark och intervall".
- En stapel visas till höger på arket.
- Ange beskrivningen av kommandot, till exempel – "Ingen redigering".
- Klicka sedan på den gröna knappen "Ange behörigheter".
- Ett popup-fönster visas. Under "Begränsa vem som kan redigera detta intervall" välj "Anpassad".
- Detta låter dig bestämma vem som får ändra cellerna.
Om en person utan tillstånd försöker ändra cellinnehållet kommer ett meddelande i arket att informera om att de inte får göra det.
Aktivera kommentarer
Ibland behöver du någon annan för att kommentera innehållet i cellen. Dessa användare har inte en automatisk behörighet att göra det, men du kan ge dem tillåtelse. Vad du måste göra är att göra dem till en "kommentator". För att aktivera en användare med den här funktionen, följ dessa steg:
- Öppna arket, gå till "Arkiv" och klicka på "Dela".
- Här kan du lägga till e-postadresserna till dem du vill dela arket med.
- När du har lagt till en person ser du en rullgardinsmeny till höger.
- Från den rullgardinsmenyn väljer du "Kommentator".
- Klicka slutligen på "Skicka".
Aktiverar redigering
Med redigeringsbehörighet kan användare av arket ändra innehållet i cellerna. Som ägare av arket måste du tillåta den här åtgärden. Stegen är mycket lika de som beskrivs ovan:
- Öppna arket, gå till "Arkiv" och klicka på "Dela".
- Här kan du lägga till e-postadresserna till dem du vill dela arket med.
- När du har lagt till en person ser du en rullgardinsmeny till höger.
- Från den rullgardinsmenyn väljer du "Editor".
- Klicka slutligen på "Skicka".
Begränsande behörigheter
Ditt Google-ark är ett ovärderligt verktyg för att lagra data. Då och då måste du dela det med andra människor. Om du inte kommer ihåg vem du har gett tillstånd att se bladet kan du alltid gå tillbaka till den här artikeln för vägledning.
Dessutom har du inga problem om du vill skydda ditt ark från obehöriga ändringar eller om du vill tillåta användare att göra celländringar själva. Vilken av dessa funktioner är viktigast för dig och varför? Berätta för oss i kommentarsfältet nedan.
