När många användare behöver ange data i ett delat Google-ark kan det ofta skapa förvirring. Det är här rullgardinslistor kan vara till stor hjälp.
Om du inte vill att lagkamrater ska skriva slumpmässiga poster, göra stavfel eller förstöra en formel, kan du validera deras poster genom att skapa en rullgardinslista som de kan välja mellan.
I den här artikeln visar vi dig allt du behöver veta om denna användbara och tidsbesparande funktion.
Använda datavalidering för att infoga en rullgardinslista i en Google Sheets-cell
När du har öppnat arket du arbetar med är det enkelt att infoga en rullgardinslista:
- Välj den cell som du vill infoga en rullgardinslista i.
- Högerklicka på cellen.
- Klicka på "Datavalidering">"Kriterier".
- Välj mellan "Lista med objekt" eller "Lista från ett sortiment" - beroende på vad som passar dig.
- Om du har valt "Lista över objekt", infoga lämpliga objekt. Se till att de är åtskilda med kommatecken och inga blanksteg.
- Om du har valt "Lista från ett intervall", välj de celler som du vill inkludera i rullgardinsmenyn.
- Markera fältet "Visa rullgardinslista i cell" (listan visas inte annars) för att aktivera en nedåtpil.
- Klicka på "Spara".
Om du vill att användare ska kunna skriva, avmarkera fältet "Visa rullgardinslista i cell". För att förhindra att personer skriver ogiltiga objekt, välj "Avvisa inmatning".
Om du vill lägga till en rullgardinslista till flera celler:
- Markera dem alla genom att välja "Cell Range" eller välj dem med musen eller tangentbordet.
- Upprepa stegen ovan.
Det finns också möjlighet att låta dina medarbetare skriva in sina uppgifter men se en varning om de anger något ogiltigt. I så fall bör du välja alternativet "Visa varning". Alternativt kan du välja alternativet "Avvisa inmatning" och inte tillåta att ange något som inte finns på din lista över objekt.
För att ändra en rullgardinslista följer du bara dessa steg:
- Klicka på cellen du vill ändra.
- Klicka på "Data" > "Datavalidering".
- Leta upp posterna i listan och redigera dem och klicka sedan på "Spara".
Så här tar du bort en rullgardinslista:
- Klicka på cellen du vill ändra.
- Klicka på "Data" > "Datavalidering"
- Välj "Ta bort validering".
Vad är datavalidering?
Datavalidering är ett alternativ i Google Sheets som hjälper dig att organisera din data genom att validera objekt. Du kan komma åt den genom att klicka på "Data" i huvudmenyn och sedan välja "Datavalidering". Oftast används det för att skapa rullgardinslistor inom olika celler. Det låter dig också ändra innehållet och designen för en given lista.
Ett av sätten att validera data är att tillämpa kriterier som låter användare ange en fördefinierad typ av data, som siffror, datum eller listor med objekt.
- I menyn Datavalidering klickar du på "Kriterier".
- Markera lämplig typ eller typer av föremål som du vill att dina lagkamrater ska ange.
- Om du vill kan du lägga till exakta objekt – som siffror, formler, datum eller ord – i inmatningsrutan.
- När du är klar klickar du på "Spara".
Arbeta med rullgardinslistor
Nästa gång du - eller någon annan - klickar på den cellen, i stället för alternativet att skriva något, kommer det att finnas en lista över objekt du har lagt till. Om du har markerat rutan "Visa hjälptext för validering" visas texten du skrev in varje gång någon klickar på en av de validerade cellerna.
Om du har valt alternativet "Visa varning", kommer varningen att utlösas om du anger ogiltiga data. Om någon inte är säker på vad varningen betyder bör de bara föra musen över den markerade posten.
Om du har valt alternativet "Avvisa inmatning", kommer människor också att få en varning och kommer inte att kunna spara de ogiltiga föremålen.
Använda färger för att sortera data i en rullgardinslista
Om du vill göra det enklare att navigera genom ditt ark och lägga till några färger i en rullgardinslista kan du använda "Villkorlig formatering". Följ stegen nedan:
- Välj de celler som innehåller rullgardinsmenyn som vill ha en viss färg.
- Högerklicka och välj "Villkorlig formatering" > "Enfärgad" eller "Färgskala".
- I "Formateringsstil" väljer du en färg eller en skala.
- Klicka på "Klar" (eller "Lägg till en annan regel").
Vad mer du kan göra med datavalidering
Förutom att lägga till rullgardinslistor till dina ark, kan du även använda datavalidering för andra ändamål. Dessa inkluderar:
- Spåra framtida uppgifter. I datavalidering väljer du alternativet "datum", ställer in villkorlig formatering enligt beskrivningen ovan och ställer in det så att alla objekt som inkluderar ett visst datum blir nedtonade automatiskt.
- Ställ in värden på kryssrutor. När du lägger till kryssrutor i en rullgardinslista kan du också tilldela dem värden, som "ja" eller "nej".
- Välj Datavalidering i menyn Data.
- Under Kriterier, välj "Checkbox".
- Välj "Använd anpassade cellvärden" och skriv "ja, "nej" eller vad du vill.
- Förhindrar andra från att krångla med dina manus eller formler. Använd alternativet "Avvisa input" för att låsa alla celler du vill behålla intakta.
Gör skillnad med rullgardinslistor
Med möjligheten att infoga rullgardinslistor, validera data och mycket mer är Google Sheets ett utmärkt gratis alternativ till Microsoft Excel. Datavalidering hjälper dig att begränsa värdena i en cell till ett intervall eller en lista med objekt som du kan definiera, ändra eller ta bort baserat på dina behov. Medan dina lagkamrater kan infoga sina data och bidra till ditt projekt, har du möjlighet att förhindra att de gör en enda röra av ett delat ark.
Har du redan testat att infoga en rullgardinslista i Google Kalkylark? Hur gick det? Låt oss veta i kommentarsfältet nedan.
